1. אמצעי המשמש כעתודה במקום האמצעי המקורי במקרה של אובדן, תקלה או קלקול.
2. העתק של קובץ, או דיסקט כדי להגן על הנתונים, שמא ייפגעו ולא ניתן יהיה לקרוא אותם מהדיסק שבו הם מאוחסנים.

בגיבוי נתונים מבחינים בין גיבוי מלא שבו מעתיקים למצע הגיבוי את כל מסד הנתונים, לבין גיבוי מדורג שבו מעתיקים למצג הגיבוי רק את השינויים שחלו מאז הגיבוי האחרון, בין מלא ובין מדורג.
דוגמות: 1. מכשיר פקס נוסף, שבדרך כלל אין משתמשים בו, אלא במקרה של תקלה במכשיר הפעיל.
2. קלטות או דיסק שעליו כותבים נתונים שמתוך הדיסק הקבוע במחשב, ובדרך כלל קובצי עבודה או מסד נתונים ולא תוכנות ונתונים קבועים.